Thời đại mới của nghề trợ lý

Ngày 20/4, tại Hà Nội, nhân kỷ niệm Tuần lễ của người làm Hành chính 2024 (Administrative Professionals Week 2024), Tạp chí Kinh tế Việt Nam kết hợp với Công ty TNHH Tư vấn và Đào tạo Tran&Tran Việt Nam, tổ chức tọa đàm và giao lưu kết nối: “Thời đại mới của nghề trợ lý”.

Mục tiêu của buổi tọa đàm là nhằm vinh danh vai trò của những người đang nắm giữ công việc hành chính, trợ lý; đồng thời thảo luận về thực trạng ngành này hiện nay tại Việt Nam và cùng đưa ra những gợi ý, tư vấn mang yếu tố thời đại và có tính cập nhật, đổi mới.

Chia sẻ tại tọa đàm là các diễn giả hàng đầu trong lĩnh vực này: PGS. TS Đào Thị Thu Giang – Chủ tịch HĐQT Công ty Cổ phần VIREX; bà Đàm Thị Thu Trang – Giám đốc Công ty TNHH TalentsAll; Thạc sỹ Trần Thị Thu Hương – Trợ lý điều hành của Giám đốc vùng khu vực Châu Á – Thái Bình Dương, Tổ chức Quốc tế về Bảo tồn thiên nhiên (WWF), nhà đồng sáng lập Tủ sách dành cho trợ lý Enlighten Books.

Tại buổi toạ đàm, các diễn giả cho biết theo các tài liệu nghiên cứu, công việc trợ lý xuất hiện từ thời La Mã. Công việc định hình cho họ chủ yếu là lo chuyện rót nước, pha trà và phụ trách công việc liên quan đến giấy tờ, văn thư. Nhưng từ sau cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu năm 2008, những biến chuyển về nhân sự tại các tập đoàn lớn đã khiến công việc này có nhiều thay đổi. Người trợ lý lúc này đóng vai trò như “bộ não thứ hai” của lãnh đạo, phải chủ động sắp xếp, triển khai, hiện thực hoá các sáng kiến từ khi nó chỉ là ý tưởng.

Hiện tại ở Việt Nam, công việc hành chính, quản trị văn phòng, hỗ trợ ban lãnh đạo doanh nghiệp chưa được coi là một ngành nghề mà hay được gọi chung là công việc hành chính, nhân sự. Các chức danh công việc vẫn còn bị dùng sai hay mô tả công việc chung chung, không có lộ trình phát triển sự nghiệp rõ ràng. Trong khi đó, trên thế giới hiện đã có bộ báo cáo chính thức và chỉ dẫn cụ thể và các thang năng lực của công việc hành chính, gọi là Global Skill Matrix (Ma trận kỹ năng toàn cầu).

Được thông qua và ký kết bởi những người đứng đầu các hiệp hội hành chính tới từ 29 quốc gia, “Ma trận kỹ năng toàn cầu” đã giúp cho bộ phận nhân sự của những công ty lớn nhất thế giới tái cơ cấu các chức năng hành chính. Ma trận này là cách để đo lường hiệu suất công việc, lập kế hoạch kế nhiệm, xây dựng mục tiêu và hệ thống chỉ số đánh giá hiệu quả công việc – KPI cho trợ lý. Nếu những người trợ lý hiểu được đúng vai trò và lộ trình phát triển của mình, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn cũng như hỗ trợ các lãnh đạo của mình tối ưu hiệu suất công việc, đóng góp trực tiếp vào sự thành công của doanh nghiệp.

Ở chiều ngược lại, nếu các thành viên Ban điều hành cấp cao, các Giám đốc, bộ phận HR hiểu đúng về công việc này thì họ cũng sẽ tuyển dụng chính xác hơn, sử dụng tối ưu năng lực của nhân sự và có phương pháp để giữ chân người tài. Trong thời đại mới này, những người làm trong lĩnh vực hành chính cần được coi là những “tài năng” cần tìm kiếm, nuôi dưỡng và phát triển chứ không chỉ dừng lại là “human resources” – nguồn lực con người.

Cũng trong khuôn khổ tọa đàm, Tủ sách Enlighten Books – Tủ sách dành riêng cho người làm trợ lý chính thức được ra mắt. Tủ sách do cô Trần Thị Thu Hương và cô Trần Thị Kiều Anh đồng sáng lập, nhằm mục đích chia sẻ kiến thức, kỹ năng và bí quyết thành công trong công việc hành chính tới gần hơn với cộng đồng trợ lý, hành chính văn phòng tại Việt Nam, từ đó cùng nâng cao chuyên môn nghề nghiệp và nâng tầm vai trò của ngành nghề này trong xã hội.

Xuất hiện đầu tiên trong Tủ sách Enlighten Books là cuốn sách “Trợ lý thời hiện đại” (“The Modern day Assistant”). Tác giả cuốn sách, bà Lucy Brazier là diễn giả, người truyền cảm hứng, nhà đào tạo quốc tế trong lĩnh vực hành chính và đồng thời là tổng biên tập tạp chí Hỗ trợ Điều hành – Executive Support Magazine. Cuốn sách tập trung vào những kỹ năng cần thiết của người trợ lý hiện đại, để thấu hiểu hoạt động của tổ chức và trở thành đối tác chiến lược cho người lãnh đạo. Cụ thể hơn là kỹ năng giao tiếp dựa trên việc thấu hiểu mô hình tính cách, kỹ năng xây dựng mạng lưới nội bộ và đối ngoại, kỹ năng quản lý thời gian, quản lý dự án, điều phối chính trị nơi công sở…

Ngày Tri ân những người làm công việc Hành chính (Administrative Professionals Day) chính thức được công bố lần đầu tiên vào năm 1952 bởi Bộ trưởng Thương mại Hoa Kỳ Charles W. Sawyer với tên gọi “Tuần lễ Thư ký Quốc gia”. Vào năm 1955, ngày lễ này đã được chuyển thành tuần cuối cùng của tháng Tư, với điểm nhấn là ngày thứ Tư của tuần đó, trở thành một phần không thể thiếu trong văn hóa công sở tại nhiều quốc gia.

Trải qua nhiều sự biến đổi về tên gọi cũng như thay đổi ngày chúc mừng, đến năm 2000, sự kiện được đổi tên thành Tuần lễ của người làm Hành chính (Administrative Professionals Week). Mục đích là ghi nhận những đóng góp quan trọng của những người làm hành chính cho các tổ chức nói riêng và nền kinh tế nói chung.

Năm nay, ngày tri ân những người làm công việc hành chính sẽ diễn ra vào ngày 24/4/2024. Đây là dịp đặc biệt để bày tỏ lòng biết ơn đối với những người đã cống hiến không mệt mỏi nhằm đảm bảo mọi hoạt động trong các cơ quan/doanh nghiệp diễn ra trôi chảy và hiệu quả.

Minh Quân