Kiến trúc doanh nghiệp kiến tạo chuyển đổi số thành công

Chuyển đổi số trên thực tế có tỷ lệ thất bại rất lớn trong doanh nghiệp.

Chuyển đổi số trên thực tế có tỷ lệ thất bại rất lớn trong doanh nghiệp. Theo Forbes 2019 tới 84 % các dự án thất bại khi không đạt được chỉ số hoàn vốn trên đầu tư kỳ vọng- ROI trong dự án.

Để chuyển đổi số thành công, cũng theo Forbes 2021, doanh nghiệp cần nhận thức kiến tạo ra những giá trị vượt trội cho khách hàng thông qua chuyển đổi số. Để thực hiện điều đó doanh nghiệp cần làm hai việc quan trọng 01- Đổi mới sáng tạo xác định giá trị vượt trội cho khách hàng 02- Chuyển đổi số mô hình kinh doanh giúp tạo ra những giá trị trong phần 01. Kiến trúc doanh nghiệp chính là trái tim giúp doanh nghiệp thực thi quá trình 02 hiệu quả và hoàn thiện.

Kiến trúc doanh nghiệp là gì?

Kiến trúc doanh nghiệp là khái niệm khá mới với các doanh nghiệp Việt Nam đặc biệt doanh nghiệp nhỏ và vừa. Các CEO có thể hiểu ngắn gọn kiến trúc doanh nghiệp chính là kiến trúc tòa nhà mà họ đang kinh doanh. CEO kiến trúc ngôi nhà doanh nghiệp theo nguyên lý giúp những người ở – các nhân viên làm việc phục vụ tốt cho khách hàng. Ngôi nhà doanh nghiệp phải đáp ứng được hai vấn đề đó là chức năng: phục vụ cho kinh doanh và trải nghiệm: giúp cho nhân viên làm việc tốt và hiệu quả. Đối với chức năng, ngôi nhà sẽ quy định rõ có bao nhiều tầng và bao nhiêu phòng. Ngôi nhà cũng chỉ rõ công năng của từng tầng, từng phòng và mối liên hệ giữa chúng. Nói cách khác, kiến trúc ngôi nhà doanh nghiệp giúp cho nhân viên hiểu rõ phòng này/ tầng này có chức năng ra sao, khi ở trong đó thì cần phải làm những gì và cuối cùng vị trí đó sẽ được kết nối như thế nào với các tầng và phòng khác.

Ngôi nhà doanh nghiệp có nhiệm vụ thứ hai nhằm giúp tất cả nhân viên làm việc tốt và hiệu quả trong tòa nhà. Nhân lực là phần quan trọng nhất của doanh nghiệp nhưng lại có các yếu tố bất định bất trắc bất ổn và bất minh. Doanh chủ không thể biết được nhân viên suy nghĩ gì đó là bất minh, Doanh chủ không biết nhân viên bị tác động từ yếu tố bên ngoài như thế nào ví dụ đối thủ cạnh tranh trả lương cao hơn để ra đi đó là bất ổn. Doanh chủ không biết nhân viên tháng sau có còn làm hay không hay lại in nghỉ việc đó là bất định. Doanh chủ không thể biết nhân viên có làm điều gì sai trên thị trường hay với khách hàng đó là bất trắc.

Ngôi nhà doanh nghiệp chính là công cụ thực thi mong muốn của CEO với toàn thể nhân viên khi quy định rõ tại tất cả các vị trí người nhân viên phải hoàn thành những việc gì, phải có trách nhiệm ra sao, phải phối hợp với bộ phận nào, cần cónhững kỹ năng kiến thức và thái độ ra sao cuối cùng là cần đạt những chỉ tiêu nào trong công việc. Kiến trúc ngôi nhà doanh nghiệp giúp cho doanh chủ kiểm soát và hạn chế tối đa những vấn đề từ yếu tố bất định bất trắc bất ổn và bất minh của nhân lực.

Theo thời gian, ngôi nhà doanh nghiệp sẽ phát triển cả về số lượng lẫn chất lượng. Tại thời điểm khởi nghiệp, CEO chỉ có 10-20 người nên rất dễ dàng nắm bắt các hoạt động vận hành của doanh nghiệp. Khi ngôi nhà doanh nghiệp phát triển ra nhiều tầng nhiều phòng, CEO rất khó nắm bắt ngay lập tức các hoạt động toàn doanh nghiệp. Ngôi nhà doanh nghiệp sẽ giúp cho CEO quan sát bốn dòng chẩy cơ bản quyết định mọi hoạt động vận hành. Dòng chảy thứ nhất đó là dòng chảy các công việc hay gọi cách khác là dòng chảy giá trị. Nhân viên sẽ biết các công việc phối hợp với nhau như thế nào , công việc nào có trước công việc nào có sau , các điểm giao cắt hoặc chạy song song của công việc.

Dòng chảy thứ hai đó là dòng chảy vặt chất trong công ty. Dòng chảy này bao gồm tất cả những hàng hóa nguyên vật liệu, trang thiết bị cùng với dòng chảy thứ nhất tạo ra sản phẩm và dịch vụ cụ thể. Dòng chảy thứ ba trong doanh nghiệp là dòng chảy kiểm soát tài chính. Dòng chảy này sử dụng để ghi nhận chi phí và giá trị phát sinh từ hai dòng chảy một và hai. Dòng chảy cuối cùng trong doanh nghiệp chính là dòng chảy thông tin nhằm hướng dẫn phối hợp và ghi nhận các hoạt động từ các dòng chảy khác. Dòng chảy thứ ba thực chất cũng là một phần của dòng chảy thứ tư nhưng do tầm quan trọng liên quan tới tồn vong của doanh nghiệp- kế toán nên được tách riêng ra.

Giá trị ngôi nhà doanh nghiệp dựa trên bốn dòng chảy mang tới CEO có thể được thể hiện thông qua ví dụ cụ thể như sau. Một nhân viên tại bộ phận đóng gói thành phẩm sẽ hiểu vị trí của mình trong dòng chảy giá trị đó là nhận hàng thành phẩm , đóng gói và chuyển vào kho. Dòng chảy thông tin sẽ cho nhân viên biết rõ tại thời điểm này đóng loại hàng nào, cho khách hàng nào, số lượng bao nhiêu và quy cách đóng gói như thế nào. Dòng chảy vật chất sẽ giúp cho nhân viên biết lấy vỏ thùng từ đâu với số lượng như thế nào cũng như các thành phẩm từ bộ phận sản xuất nào. Dòng chảy kiểm soát tài chính ghi lại các thông tin để tính toán giá thành cũng như tiền lương cho người nhân viên tại vị trí này.

Các cấp độ của chuyển đổi số

Ngôi nhà doanh nghiệp giúp xây dựng hệ thống vận hành trong doanh nghiệp nhằm quản lý nhân lực theo những tiêu chuẩn và mong muốn của CEO. Song song với giá trị này, ngôi nhà doanh nghiệp giúp doanh chủ kiểm soát các hoạt động vận hành. Khi thực hiện chuyển đổi số, CEO cần phải chuẩn hóa tất cả kiến trúc doanh nghiệp như đã trao đổi ở trên. Chuẩn rồi chuyển là triết lý quan trọng giúp cho doanh chủ lập chiến lược, lộ trình và thực thi chuyển đổi số thành công.

Cấp độ một của chuyển đổi số là số hóa dữ liệu. Số hóa dữ liệu cần được triển khai từ ngôi nhà chuẩn nhằm xác định những dữ liệu thuộc tầng / phòng nào trong doanh nghiệp. Một ví dụ đơn giản từ ngôi nhà doanh nghiệp chuẩn đó là dữ liệu bán hàng sẽ phải được quy định chỉ có một bộ phận có quyền cập nhật và chỉnh sửa dữ liệu bán hàng. Nếu ngôi nhà không chuẩn thì sẽ dẫn tới hơn một bộ phận có quyền cập nhật số liệu bán hàng trên thực tế gây khó khăn cho chuyển đổi số tại đây. Doanh chủ cần xác định rõ các tầng/phòng và vị trí nhân viên tương ứng để thực hiện tốt cấp độ một – số hóa dữ liệu.

Cấp độ hai của chuyển đổi số là quy trình chính là số hóa các dòng chảy trong doanh nghiệp. Các dòng chảy trong doanh nghiệp cần được xác lập và chuẩn hóa để giúp cho quá trình chuyển đổi số quy trình được dễ dàng và thuận lợi. Một chi tiết nhỏ của chuẩn hóa dòng chảy đó là thời gian nộp báo cáo bán hàng. Tất cả các nhân viên bán hàng cần phải cập nhật dữ liệu trong ngày trước 6 h chiều để hệ thống chuyển đổi số có thể tạo báo cáo trong ngày. Trên thực tế, nếu một nhân viên bán hàng nộp chậm, thì nhân viên tổng hợp có thể gọi điện giục và cập nhật tay trên hệ thống truyền thống hoặc sẽ làm báo cáo loại bỏ dữ liệu của nhân viên này cho quản lý. Tuy nhiên khi hệ thống đã chuyển đổi số thì cách tiếp cận này không phù hợp. Chúng ta có thể thấy rất nhiều những ví dụ như vậy trong quá trình chuyển đổi số quy trình đòi hỏi sự đồng bộ thống nhất và tuân thủ của 100 % nhân lực trong quy trình.

Cấp độ ba của chuyển đổi số nhằm chuyển hóa mô hình kinh doanh đáp ứng kiến tạo giá trị mới đột phá cho doanh nghiệp. Trong giai đoạn này, ngôi nhà doanh nghiệp rất quan trọng vì nó cho phép CEO mô hình hóa các tầng / phòng trong mô hình mới để kiểm thử khả năng đáp ứng cũng như thích ứng với yêu cầu chuyển đổi số. Quan trọng nữa trong giai đoạn này đó chính là CEO sẽ quyết định đưa các công nghệ, công cụ và nền tảng số trở thành những cột trụ quan trọng của ngôi nhà doanh nghiệp.

Tại cấp độ 1 và 2 đã đề cập, chuyển đổi số chỉ tạo ra những cách thức mới vận hành trong ngôi nhà doanh nghiệp cũ thông qua số hóa dữ liệu và quy trình. Trong tiếp cận 1 và 2 có thể hiểu đơn giản, nhân viên vẫn ngồi trong ngôi nhà doanh nghiệp cũ và sử dụng các công cụ số mới. Tại cấp độ 3, toàn bộ ngôi nhà doanh nghiệp sẽ được dỡ bỏ nhằm thiết kế và xây dựng lại trên các trụ cột số. Để thiết kế thành công ngôi nhà doanh nghiệp sử dụng các trụ cột số sẽ đòi hỏi các CEO cần nắm rõ tương lai vận hành doanh nghiệp nhằm kiến tạo ra những giá trị số đột phá nào cho khách hàng.

Từ những yêu cầu đó, CEO và có thể các đơn vị tư vấn độc lập sẽ giúp cho doanh nghiệp những bản thiết kế kiến trúc ngôi nhà doanh nghiệp hoàn chỉnh trước khi tiến hành kêu gọi các nhà thầu vào xây dựng và thi công trên thực tế. Đây cũng chính là sai lầm quan trọng của doanh nghiệp khi chỉ thực hiện chuyển đổi số bằng cách đi mua những phần mềm và giải pháp nhưng không suy nghĩ tới sự cần thiết phải tái kiến trúc lại ngôi nhà doanh nghiệp hiện tại phù hợp với trụ cột số mới từ công nghệ.

Giá trị thứ hai của kiến trúc doanh nghiệp trong chuyển đổi số mang lại cho doanh chủ đó chính là lộ trình chuyển đổi và kể hoạch đầu tư. Thiếu đi bảng kiến trúc doanh nghiệp tổng thể cho chuyển đổi số, CEO rất khó khăn trong việc ra quyết định các khoản đầu tư đặc biệt cho nền tảng – móng tòa nhà doanh nghiệp.

Thông qua kiến trúc doanh nghiệp chi tiết , CEO sẽ thấu hiểu các khoản đầu tư cho nền tảng- móng nhà, cho cột trụ – các cột chính của nhà, các hạng mục không quan trọng khác như nội thất, trang trí của tòa nhà doanh nghiệp. CEO sẽ biết rõ lúc nào cần đầu tư và khi nào tòa nhà sẽ vận hành mang lại hiệu quả cho chuyển đổi số. Với những thông tin chi tiết và rõ ràng từ bản kiến trúc doanh nghiệp, các quyết định đầu tư sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Giá trị thứ ba của kiến trúc doanh nghiệp trong chuyển đổi só đó là quản trị giai đoạn chuyển đổi sang số. Thiếu đi kiến trúc, CEO sẽ rất khó kiểm soát quá trình thực thi chuyển đổi ngôi nhà doanh nghiệp của mình. Có trong tay bảng kiên trúc, CEO sẽ nắm rõ đang chuyển đổi ở đâu, khi nào xong và khi nào bước vào vận hành những tầng/ phòng số mới. Tiếp theo nữa, CEO sẽ nắm được các tầng/ số mới vận hành với các phần truyền thống như thế nào trong giai đoạn chuyển đổi.

Không chỉ giúp cho CEO, kiến trúc doanh nghiệp cũng giúp cho toàn bộ cấp quản lý và nhân viên thấu hiểu họ đang làm gì , đang ở đâu và đã hoàn thiện bao nhiêu hướng tới mục tiêu chuyển đổi cuối cùng của dự án chuyển đổi số.

Chuyển đổi số doanh nghiệp trải qua hai giai đoạn hiện đại hóa công cụ trong tòa nhà doanh nghiệp truyền thống và giai đoại hai nhằm kiến tạo tòa nhà doanh nghiệp số với các trụ cột công nghệ và nền tảng số. Kiến trúc doanh nghiệp sẽ giúp cho doanh chủ nắm rõ , lập kế hoạch và kiểm soát tổng thể toàn bộ quy trình chuyển đổi số tòa nhà doanh nghiệp. Sở hữu bảng kiến trúc doanh nghiệp cho chuyển đổi số giúp CEO biết rõ mình đang làm gì và như thế nào để thực hiện những mục tiêu chuyển đổi số chiến lược cũng như kiểm soát và đánh giá dự án chuyển đổi số khi thực thi.

Theo Ths Vũ Tuấn Anh – Chuyên gia Chuyển đổi số – Khởi nghiệp và Đổi mới sáng tạo