Văn phòng Công chứng Kinh Bắc: Chuẩn mực hành nghề, tận tâm phục vụ

Uy tín từ năng lực và chất lượng phục vụ

Thành lập ngày 31/12/2008, VPCC Kinh Bắc là một trong những VPCC đầu tiên trên địa bàn Bắc Ninh trước đây. Từ ba nhân sự ban đầu, Văn phòng hiện có 21 người, gồm công chứng viên, chuyên viên pháp lý và các nhân viên nghiệp vụ, công nghệ thông tin, lưu trữ, hành chính.

Trải qua những khó khăn ban đầu, biến động kinh tế và dịch Covid-19, Văn phòng từng bước củng cố tổ chức, nâng cao năng lực chuyên môn. Các nhóm hồ sơ thường xuyên tiếp nhận gồm hợp đồng chuyển nhượng, thế chấp, văn bản về thừa kế, ủy quyền; chứng thực bản sao, chữ ký theo thẩm quyền, gắn với tài sản, quyền lợi và nhu cầu giao dịch của người dân, doanh nghiệp.

Đến hết tháng 10/2026, Văn phòng đã tiếp nhận, giải quyết hàng chục nghìn lượt hồ sơ công chứng, chứng thực. Chất lượng phục vụ được thể hiện qua hướng dẫn rõ ràng, xử lý đúng quy định, giúp các bên hiểu quyền và nghĩa vụ trước khi xác lập giao dịch.

Bắc Ninh là thành phố phát triển công nghiệp, đô thị và dịch vụ, kéo theo nhu cầu pháp lý đa dạng hơn. Bên cạnh đó, việc triển khai Luật Công chứng năm 2024 và Quyết định số 62/2025/QĐ-UBND về chuyển giao thẩm quyền chứng thực một số giao dịch từ Chủ tịch UBND cấp xã sang tổ chức hành nghề công chứng tại các địa bàn được quy định cũng đặt ra yêu cầu nâng cao năng lực phục vụ.

Đáp ứng yêu cầu ấy, VPCC Kinh Bắc chuẩn hóa quy trình tiếp nhận, phân loại hồ sơ, hướng dẫn giấy tờ và phương án xử lý ngay từ đầu. Người yêu cầu có thể gửi trước thông tin, dự thảo qua Zalo, email để được xem xét sơ bộ, giảm đi lại, bổ sung nhiều lần. Việc giải quyết vẫn tuân thủ trình tự và yêu cầu kiểm tra hồ sơ.

Sự thuận tiện đi cùng kiểm soát chuyên môn. Công chứng viên kiểm tra giấy tờ, làm rõ năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện và tình trạng pháp lý tài sản; xác minh khi cần thiết. Phí và các khoản thu được công khai; bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp được duy trì, gắn chất lượng phục vụ với trách nhiệm hành nghề.

Ứng dụng công nghệ, nâng cao hiệu quả

Chuyển đổi số được VPCC Kinh Bắc xác định là ưu tiên nhằm nâng cao hiệu quả xử lý, quản lý hồ sơ. Đơn vị sử dụng phần mềm quản lý, số hóa thông tin, khai thác cơ sở dữ liệu công chứng và thông tin ngăn chặn của địa phương để tra cứu, đối chiếu, hỗ trợ phát hiện dấu hiệu cần xác minh và hạn chế rủi ro giao dịch.

Theo công chứng viên Nguyễn Thạc Vinh, Phó Trưởng VPCC Kinh Bắc, Văn phòng đã trang bị hạ tầng phần mềm, chữ ký số cho công chứng viên, phục vụ triển khai nghiệp vụ điện tử phù hợp quy định. Hồ sơ được lưu trữ khoa học, thuận tiện tìm kiếm, chú trọng an toàn và bảo mật thông tin.

“Công cụ tra cứu được kết hợp với kiểm tra nghiệp vụ, hỗ trợ công chứng viên đánh giá hồ sơ. Dữ liệu cần được cập nhật, sử dụng có trách nhiệm để tốc độ xử lý đi cùng sự thận trọng, chính xác”, ông Vinh cho biết thêm.

Bên cạnh công nghệ, Văn phòng tập trung bồi dưỡng chuyên môn, kỹ năng ứng xử, đạo đức nghề nghiệp và định hướng nâng năng lực ngoại ngữ, đáp ứng nhu cầu người nước ngoài làm việc, sinh sống tại Bắc Ninh. Việc hỗ trợ ngoài giờ, ngày nghỉ và công chứng ngoài trụ sở được thực hiện phù hợp điều kiện, quy định pháp luật.

Thời gian tới, VPCC Kinh Bắc tiếp tục nghiên cứu ứng dụng trí tuệ nhân tạo, tự động hóa trong quản lý, tra cứu và lưu trữ; giữ nguyên tắc không chạy theo doanh thu mà xem nhẹ an toàn pháp lý. Văn hóa “Thân thiện – Chuẩn mực – Tận tâm – Chuyên nghiệp” được gắn với trách nhiệm từng vị trí, lấy chất lượng công việc và sự hài lòng của người dân làm thước đo phục vụ.