Đà Nẵng đẩy nhanh lộ trình số hóa hoạt động công chứng

Công chứng không còn chỉ là hoạt động xác nhận giao dịch dân sự thông thường mà đang trở thành một “hạ tầng pháp lý mềm”, góp phần bảo đảm tính ổn định, minh bạch cho môi trường đầu tư - kinh doanh. Đây cũng là nội dung được Hội Công chứng viên thành phố Đà Nẵng đặc biệt quan tâm sau khi hợp nhất tỉnh Quảng Nam (cũ) và thành phố Đà Nẵng.

Hiện nay, thành phố có khoảng 145 công chứng viên hành nghề tại 61 tổ chức hành nghề công chứng, đứng thứ 7/34 tỉnh, thành phố trên cả nước về quy mô hoạt động. Quy mô này đặt ra yêu cầu ngày càng cao về liên thông dữ liệu, thống nhất nghiệp vụ và thích ứng với lộ trình chuyển đổi số theo Luật Công chứng năm 2024.

Điểm nghẽn không chỉ nằm ở công nghệ

Ông Nguyễn Văn Hải - Chủ tịch Hội Công chứng viên thành phố Đà Nẵng, đồng thời là Trưởng Văn phòng Công chứng Hội An nhấn mạnh: “Công chứng điện tử không nên được hiểu đơn thuần là số hóa hồ sơ hay chuyển tài liệu qua mạng, mà là quá trình thực hiện hoạt động công chứng trên môi trường số, bao gồm xác thực điện tử, ký số, quản lý dữ liệu, lưu trữ điện tử và khả năng tiếp nhận văn bản công chứng điện tử trong thực tế”.

Tuy nhiên, quá trình triển khai hiện nay vẫn đối mặt với nhiều khó khăn. Các tổ chức hành nghề công chứng đang phải sử dụng đồng thời nhiều nền tảng công chứng số thương mại, hệ thống ký số, cổng dịch vụ công và phần mềm tiếp nhận của các cơ quan liên quan. Việc thiếu liên thông giữa các hệ thống khiến quy trình xử lý còn phức tạp, dễ phát sinh sai sót và khó hình thành quy trình thống nhất.

Bên cạnh đó, điều kiện về hạ tầng công nghệ, thiết bị và nhân lực giữa các tổ chức hành nghề công chứng vẫn chưa đồng đều. Theo nhiều công chứng viên, khó khăn lớn nhất hiện nay không nằm ở việc “có làm được công chứng điện tử hay không”, mà ở chỗ văn bản công chứng điện tử có được các cơ quan liên quan chấp nhận đồng bộ hay không.

Thực tế, trong các lĩnh vực như: đất đai, thuế, ngân hàng, nếu văn bản công chứng điện tử chưa được tiếp nhận thống nhất thì người dân vẫn phải quay lại quy trình hồ sơ giấy như trước đây.

“Điểm nghẽn hiện nay không chỉ ở công nghệ, mà là khả năng kết nối và tiếp nhận giữa các ngành. Một hệ thống dù hiện đại đến đâu nhưng không được sử dụng trong thực tế thì cũng không tạo ra giá trị”, ông Nguyễn Văn Hải nhận định.

Bởi vậy, nhiều ý kiến cho rằng việc chuyển đổi số trong hoạt động công chứng cần được triển khai theo hướng thận trọng nhưng chủ động, tránh dàn trải khi điều kiện hạ tầng và khả năng tiếp nhận giữa các đơn vị còn chưa đồng đều.

Từng bước hình thành môi trường công chứng số

Theo ông Hải, trước mắt nên lựa chọn một số tổ chức hành nghề công chứng có điều kiện về nhân sự, hạ tầng kỹ thuật và khả năng tiếp cận công nghệ để triển khai thí điểm trước, từ đó hoàn thiện quy trình và từng bước nhân rộng trong toàn hệ thống.

Đáng chú ý, lĩnh vực phù hợp để triển khai đầu tiên là hồ sơ thế chấp ngân hàng và đăng ký giao dịch bảo đảm - nơi có quy trình kiểm soát pháp lý chặt chẽ, liên quan trực tiếp đến tài sản, nhân thân và dòng tiền.

“Nếu hệ thống ngân hàng - nơi có yêu cầu rất cao về kiểm soát rủi ro, có thể tiếp nhận và vận hành ổn định đối với văn bản công chứng điện tử, thì đó sẽ là minh chứng rõ nhất về tính an toàn và giá trị pháp lý của mô hình này”, ông Hải nhấn mạnh.

Theo một số ngân hàng thương mại tại Đà Nẵng, việc hình thành quy trình công chứng điện tử ổn định sẽ góp phần rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ ngân hàng. Bên cạnh đó, giới trẻ hiện nay đã quen với các giao dịch điện tử và kỳ vọng thủ tục công chứng có thể kết nối đồng bộ hơn với đăng ký đất đai và dịch vụ công.

Văn phòng Công chứng Hội An là một trong những đơn vị sớm tiếp cận và từng bước triển khai ứng dụng công nghệ trong hoạt động công chứng. Hiện nay, đơn vị đã ứng dụng hệ thống nhận diện căn cước công dân gắn chip, chuẩn hóa dữ liệu hồ sơ và hỗ trợ người dân tiếp cận quy trình xác thực điện tử, nộp hồ sơ trực tuyến.

Những bước đi này không chỉ giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, giảm áp lực giấy tờ hành chính mà còn tạo điều kiện để công chứng viên, chuyên viên nghiệp vụ và người dân từng bước làm quen với phương thức công chứng trên môi trường số.

Tuy nhiên, theo giới công chứng, yếu tố cốt lõi của nghề công chứng vẫn không thay đổi, dù công nghệ phát triển đến đâu. “Công nghệ chỉ là công cụ hỗ trợ. Điều quan trọng nhất vẫn là trách nhiệm nghề nghiệp, khả năng kiểm tra tính hợp pháp của hồ sơ và bảo vệ an toàn pháp lý cho người dân”, ông Nguyễn Văn Hải chia sẻ.

Trong bối cảnh cải cách hành chính và xây dựng chính quyền số hiện nay, chuyển đổi số trong hoạt động công chứng được xem là xu hướng tất yếu. Dù còn nhiều khó khăn về hạ tầng, cơ chế liên thông và khả năng tiếp nhận đồng bộ giữa các ngành, nhưng những bước chuyển ban đầu tại Đà Nẵng cho thấy hoạt động công chứng đang từng bước dịch chuyển sang môi trường pháp lý số hóa, minh bạch, hiện đại hơn và là một phần của hạ tầng bảo đảm niềm tin pháp lý cho các giao dịch trong tương lai.