Cải tiến trong doanh nghiệp ngành sản xuất: Không chỉ là câu chuyện của máy móc

Ông Phạm Minh Thắng, Giám đốc P&Q Solutions – Phó Chủ tịch kiêm Trưởng ban Tư vấn và Đào tạo Hiệp hội Công nghiệp Hỗ trợ Việt Nam (VASI), nhận định.

Theo ông Thắng, 2023 là một năm khó để xây dựng kịch bản tăng trưởng trong doanh nghiệp. Lợi nhuận có thể sẽ mỏng và giá thành sản xuất tăng cao. Doanh nghiệp nên xem xét cơ hội áp dụng công nghệ để hỗ trợ cải tiến, cắt giảm chi phí và cải thiện giá thành sản xuất. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp thích ứng tốt hơn với bối cảnh này, mà còn giúp tổ chức có một nền tảng mới, sẵn sàng cho cạnh tranh và chiếm lĩnh vị trí trong chuỗi cung ứng khi điều kiện trở nên thuận lợi hơn.

Yêu cầu bức thiết

Bước sang năm 2023, trước tình hình kinh tế vĩ mô không mấy tích cực, hoạt động sản xuất, kinh doanh đối mặt với nhiều khó khăn, doanh nghiệp gặp nhiều sức ép từ ngoại cảnh.

Sự thay đổi về các tiêu chuẩn trong ngành sản xuất là một trong những yếu tố đặt doanh nghiệp trước thách thức. Nếu như nói 3 nhân tố được xem là quan trọng nhất trong ngành sản xuất là chất lượng, tiến độ và chi phí cạnh tranh (Quality – Cost – Delivery), thì trong bối cảnh hiện nay, chất lượng trở thành nhân tố mà các doanh nghiệp buộc phải có, thay vì là nhân tố duy nhất giúp doanh nghiệp có thêm lợi thế cạnh tranh như trước đây. Do vậy, việc phải tập trung cải thiện tiến độ và chi phí là vấn đề mà doanh nghiệp sản xuất buộc phải quan tâm.

Cùng với đó, sự thay đổi quá nhanh về bối cảnh thị trường cũng khiến nhiều doanh nghiệp sản xuất dễ bị tụt lại phía sau. Để có thể thích nghi, cải tiến kịp thời và phù hợp với bối cảnh, doanh nghiệp phải đáp ứng đồng thời 2 yếu tố: nắm chắc thực trạng bản thân, và triển khai đồng bộ các thay đổi.

Cuối cùng, doanh nghiệp sản xuất cũng chịu thêm một sức ép đến từ mức độ cạnh tranh về lao động và công nghệ. Sau COVID-19, mức độ gắn bó của nhân viên với doanh nghiệp giảm sút, nhiều nhân sự nghỉ việc khiến doanh nghiệp lâm vào tình trạng thiếu hụt nhân công. Bên cạnh đó, tỷ trọng công nghệ chung trong các nhà máy sản xuất tăng, đòi hỏi doanh nghiệp cần đầu tư và ứng dụng mạnh mẽ phần mềm để đảm bảo lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ khác.

Những sức ép trên đặt ra 3 thách thức cho doanh nghiệp sản xuất: 1 – Hiệu suất phải tăng một cách liên tục và chi phí cần được tối ưu; 2 – Tăng cường sự phối hợp giữa các đội nhóm, đơn vị, các cấp; và 3 – Tạo ra các cơ hội để phát triển, thúc đẩy năng lực cá nhân của nhân sự và đầu tư công nghệ.

“Chúng ta có tài chính và công nghệ, nhưng đó không phải là lợi thế cạnh tranh bền vững vì doanh nghiệp nào cũng có thể đầu tư được. Nhưng nếu chúng ta cải tiến và tốc độ cải tiến nhanh hơn, chắc chắn đó sẽ là một lợi thế cạnh tranh bền vững mà không ai có thể bắt chước được”, ông Thắng khẳng định.

Ba yếu tố không thể thiếu trong chương trình cải tiến

Theo ông Thắng, nhiều doanh nghiệp thực hiện cải tiến nhưng không giống nhau. Điều này xảy ra do sự khác nhau về thực trạng và mục tiêu của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, chương trình cải tiến nào cũng cần tập trung vào ba yếu tố cơ bản: Tôn trọng con người, Cải tiến liên tục, và Cải tiến dựa trên tư duy khoa học.

Con người là tài sản lớn nhất của doanh nghiệp mà không một máy móc nào có thể thay thế. Con người có thể tự học, tự cải thiện, tự tiến bộ qua thời gian, thực hiện những mục tiêu thách thức và liên tục đổi mới sáng tạo. Vì vậy, các hoạt động, chiến lược cải tiến tại doanh nghiệp nên tập trung vào nhân sự của doanh nghiệp đó. Ngoài ra, con người là loài mang tính xã hội, doanh nghiệp cần gắn nhân viên với các mối quan hệ xung quanh để kích thích sự phát triển của họ.

Cùng với đó, khi bắt đầu chương trình cải tiến, doanh nghiệp cần xác định phải thực hiện hoạt động này liên tục. Cải tiến không phải là những hoạt động phụ thuộc vào thời điểm, mang tính bộc phát, mà cần thực hiện đầy đủ tất cả các bước trong vòng tròn PDCA (Plan – Do – Check – Action) một cách thường xuyên: từ nắm bắt hiện trạng, xác định mục tiêu, lên kế hoạch, thực hiện kiểm tra, điều chỉnh và lặp lại.

Cải tiến phải xuất phát từ hiện trạng doanh nghiệp và thực tế xung quanh. Khi doanh nghiệp nắm rõ hiện trạng, hiện thực thì những ý tưởng cải tiến sẽ đến. “Cải tiến là quá trình học tập: đưa ra các giải pháp cho thực trạng, kiểm định cách giải pháp đó qua thực tiễn và rút ra bài học kinh nghiệm”, ông Thắng cho biết.

Cách thiết kế chương trình cải tiến bền vững

Để thiết kế được một chương trình cải tiến, doanh nghiệp cần đảm bảo những yêu cầu sau: các yếu tố cốt lõi của một chương trình cải tiến, người tham gia chương trình cải tiến, lựa chọn hình thức cải tiến phù hợp, và các bước triển khai chương trình cải tiến.

Theo Giám đốc P&Q Solutions Phạm Minh Thắng, một chương trình cải tiến thành công cần phải đảm bảo cả 3 yếu tố sau: 1 – Tầm nhìn và nhận thức về cải tiến của người lãnh đạo, phải hiểu rõ vai trò và lợi ích của cải tiến, cách thức mà cải tiến có thể giúp doanh nghiệp hiện thực hóa kế hoạch kinh doanh; 2 – Sự tham gia của toàn bộ đội ngũ ở mọi cấp – yếu tố tiên quyết giúp xây dựng một hệ thống cải tiến thành công; và 3 – Lựa chọn được mô hình dẫn dắt cải tiến phù hợp với đặc thù và nội tại doanh nghiệp.

Theo đó, chương trình cải tiến cần được áp dụng đối với mọi cấp trong doanh nghiệp: từ thành viên tổ sản xuất, quản lý hiện trường, quản lý cấp trung đến lãnh đạo cấp cao.

Theo đó, thành viên tổ sản xuất có nhiệm vụ duy trì tiêu chuẩn và đề xuất cải tiến; quản lý hiện trường có nhiệm vụ thực hiện các cải tiến nhỏ cấp dây chuyền, cấp công đoạn; quản lý cấp trung có nhiệm vụ thực hiện các cải tiến lớn hơn trên dòng chảy giá trị; và lãnh đạo cấp cao có nhiệm vụ đưa ra các sáng kiến đổi mới, đồng thời vẫn hỗ trợ duy trì tiêu chuẩn và xem xét các đề xuất đưa từ dưới lên.

Về các hình thức cải tiến, hiện nay có 6 hình thức thường được sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất. Các hình thức này được sắp xếp theo thứ tự tăng dần về mức độ ảnh hưởng, giảm dần về tần suất thực hiện: Nhóm chất lượng, Đề xuất cải tiến, Kaizen nhỏ, Dự án/Sự kiện Kaizen, Cải tiến hiện trường sản xuất, Chuyển đổi doanh nghiệp Lean.

Tùy vào mục đích mà doanh nghiệp có cách lựa chọn hình thức cải tiến phù hợp. Ngoài ra, tùy vào từng giai đoạn và lĩnh vực mà doanh nghiệp có thể áp dụng cùng lúc nhiều hình thức cải tiến hoặc ưu tiên áp dụng một số hình thức.

Khi xác định được hình thức cải tiến phù hợp, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước trong chương trình cải tiến như sau: Xác định mục đích, Nắm bắt hiện trạng, Thiết lập điều kiện mục tiêu, Triển khai thử nghiệm đối sách, và Tiêu chuẩn hóa.

“Chỉ khi hiểu rõ được bản chất, thực trạng và đặc thù của doanh nghiệp, lãnh đạo mới có thể thiết kế được chương trình cải tiến, từ đó có cách thức cải tiến bộ máy vận hành, phân công trách nhiệm, đo lường và đánh giá nhân sự phù hợp nhất. Tùy vào mỗi doanh nghiệp, mỗi giai đoạn, người lãnh đạo sẽ lựa chọn những hình thức thiết kế chương trình cải tiến khác nhau”, ông Thắng cho biết thêm.

Trong bối cảnh của những năm trở lại đây, khi đòi hỏi của thị trường càng trở nên khắt khe và tỉ trọng công nghệ trong các nhà máy sản xuất tăng lên, ứng dụng công nghệ trong một chương trình cải tiến càng trở thành nhu cầu tất yếu. Doanh nghiệp sản xuất không chỉ cần các thiết bị tự động hóa phục vụ trong dây chuyền sản xuất, mà còn cần các phần mềm giúp họ chuẩn hóa, tăng tốc vận hành và sản sinh các báo cáo hiệu quả trong quá trình sản xuất.

“Sức lao động của con người có giới hạn. Dù có cố mấy, thức đêm đến mấy, thì vẫn có những việc mình không thể làm được bằng máy móc. Công nghệ thông tin có thể thay thế biết bao sức lao động của con người, mà lại rất ít sai sót; cũng có thể giải phóng sự quản lý mệt nhọc, kém hiệu quả của người đứng đầu”, ông Đỗ Văn Mạnh, Phó Tổng Giám đốc CTCP Phát triển Kỹ thuật Công nghệ EDH, một trong bốn diễn giả của chương trình, nhận định trong một chia sẻ với đội ngũ của Base.vn.

“Thực trạng giá thành sản xuất cao là vấn đề chung của ngành và thị trường, nhưng chính điều này chứng minh rằng còn rất nhiều dư địa cho các hoạt động cải tiến, tối ưu bộ máy. Doanh nghiệp nào có thể tận dụng được công nghệ để nâng cao hiệu suất của chương trình cải tiến, doanh nghiệp đó sẽ có thêm lợi thế”, Phó Chủ tịch VASI kết luận.

Cải tiến không phải đích đến, mà là công cụ giúp doanh nghiệp vượt qua các rào cản để đi đến đích. Trong bối cảnh 2023 không có kịch bản tăng trưởng, một chương trình cải tiến hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp sản xuất tối ưu thêm về chi phí, giá thành sản xuất, từ đó tăng thêm lợi nhuận cho doanh nghiệp.